Etäyhteydet käyttöön

Keskusta.fi / Osallistu ja vaikuta / Tapahtumakalenteri / Kokoukset poikkeusoloissa

Linjauksia Keskustan kokouksista poikkeusoloissa

Suomessa vallitsevien poikkeusolojen vuoksi on voimassa kokoontumisrajoituksia, jotka vaikuttavat myös Keskustan kokouksiin. Toukokuun loppuun asti on kokoontumisten osalta voimassa 10 henkilön rajoitus ja 1.6. alkaen on toistaiseksi voimassa 50 henkilön rajoitus. Hallitus on ilmoittanut arvioivansa tilanteen uudelleen kesäkuun loppuun mennessä.

Keskustan kokouksissa on otettava huomioon riskiryhmien (yli 70-vuotiaat ja perussairauksiensa vuoksi riskiryhmään kuuluvat) tasa-arvoiset mahdollisuudet osallistumiseen. Tämän suhteen on hyvä muistaa, että suositukset riskiryhmien osalta eivät juurikaan ole muuttuneet. Heidän osaltaan on noudatettava erityistä varovaisuutta ja huolellisuutta.

Yksiselitteiset toimintaohjeet kokoontumisrajoitteiden vaikutuksista yleisötilaisuuksien ja yleisten kokousten järjestämiseen annetaan aluehallintovirastoista. Toistaiseksi ne ovat siis antaneet päätökset 30.6.2020 asti. Tiedotamme aina heti näiden ohjeiden päivityksestä, kun se on mahdollista.

Tuoreimman viranomaispäätöksen mukaan sisätiloissa ja alueellisesti rajatuissa ulkotiloissa on 1.6. alkaen mahdollista erityisjärjestelyin järjestää enintään 500 henkilön yleisötilaisuuksia ja yleisiä kokouksia. Erityisjärjestelyt tarkoittavat sitä, että ihmisten turvallisuus varmistetaan asiakasmäärien rajaamisella sekä turvaetäisyyksien ja hygieniaohjeistuksen avulla.

Keskustan tilaisuuksien ja kokousten osalta on noudatettava varovaisuusperiaatetta. Suosituksena on, että:

  1. puoluetoiminta järjestetään ensisijaisesti sähköisesti etäyhteyksiä hyödyntäen
  2. sääntömääräiset kokoukset järjestetään syyskuun loppuun mennessä joko etäyhteyksiä hyödyntäen tai perinteisinä kokouksina, mikäli se on terveydelle varmasti turvallista. Mikäli etäyhteyksiä ei haluta kokousten osalta hyödyntää, kokousten lykkääminen on toistaiseksi ensisijainen vaihtoehto
  3. mikäli kokouksia tai muita tilaisuuksia järjestetään, ne suositellaan toistaiseksi järjestämään ulkotiloissa
  4. mikäli kokouksia tai muita tilaisuuksia järjestetään muutoin kuin etäyhteyksin, osallistujamäärän rajaaminen, hygieniaohjeistuksen noudattaminen riittävine käsienpesumahdollisuuksineen ja desinfiointiaineineen sekä turvaetäisyyksien noudattaminen on kokouksen ja tilaisuuden järjestävän tahon vastuulla.

Kaikissa tilanteissa pitää nyt muistaa, että Suomessa vallitsevat poikkeusolot. Etäisyyttä kanssaihmisiin on pidettävä ja tämä on huomioitava kaikessa Keskustan toiminnassa. Terveyden turvaaminen on Keskustalle tärkeintä emmekä ota riskiä viruksen levittämiselle toiminnassamme.


Sääntömääräisten kokousten lykkääminen

Eduskunta on 24.4.2020 hyväksynyt poikkeuslain, joka mahdollistaa yhdistysten kokousten myöhentämisen syyskuun loppuun asti sääntöjen määräyksistä huolimatta. Yhdistyksen hallitus voi vaatia syyskuun loppuun mennessä järjestettävään kokoukseen ennakkoilmoittautumista, minkä perusteella kokoustilat pystytään järjestämään terveydelle turvallisesti.

Ennakkoilmoittautumisen määräaika voi olla aikaisintaan viikko ennen kokousta. Kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Keskustan kokousten osalta tämä tarkoittaa:

  • piirikokousten ennakkoilmoittautuminen viikkoa ennen kokousta ja sääntömääräys (7 vrk) = yhteensä kahden viikon kokouskutsuaika
  • kunnallisjärjestöjen vuosikokouksen ennakkoilmoittautuminen viikkoa ennen kokousta ja sääntömääräys (5 vrk) = 12 vuorokauden kokouskutsuaika
  • kuntayhdistyksen vuosikokouksen ennakkoilmoittautuminen viikkoa ennen kokousta ja sääntömääräys (3 vrk) = 10 vuorokauden kokouskutsuaika
  • paikallisyhdistyksen vuosikokouksen ennakkoilmoittautuminen viikkoa ennen kokousta ja sääntömääräys (3 vrk) = 10 vuorokauden kokouskutsuaika


Tilinpäätös

Yhdistyksen hallituksen on laadittava tilinpäätös ja toimintakertomus päättyneeltä tilikaudelta 30.6.2020 mennessä. Tilinpäätöksen allekirjoittaminen on suositeltavaa tehdä sähköisesti, mikäli jokaisen hallituksen jäsenen ei ole mahdollista käydä tilinpäätöstä erikseen fyysisesti allekirjoittamassa.

Sähköpostikokouksilla tai muiden etäyhteyksien avulla voidaan tilinpäätös ja toimintakertomus käsitellä ja hyväksyä, mutta allekirjoittamiseen sähköpostikuittaus ei ole riittävä. Esimerkiksi VismaSign tarjoaa sähköisen allekirjoituspalvelun, jossa samaan dokumenttiin on mahdollista saada rajaton määrä allekirjoittajia.


Etäyhteyksien hyödyntäminen kokouksissa

Eduskunnan hyväksymä poikkeuslaki sallii yhdistyksen hallituksen päätöksellä etäyhteyksien hyödyntämisen yhdistyksen kokouksessa. Tästä mahdollisuudesta huolimatta suositellaan, että isompia kokouksia kannattaa lykätä.

Yhdistyksen hallitus voi sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka niiden säännöissä etäosallistuminen olisi erikseen kielletty tai sitä ei olisi sallittu. Mikäli etäyhteyksiä hyödynnetään, on varmistettava, että kaikki halukkaat pystyvät osallistumaan kokoukseen tasavertaisesti. Yhdistyksen hallituksen tulee antaa riittävät menettelyohjeet etäosallistumisen osalta äänestykset mukaan lukien.

Vaikka etäosallistumismahdollisuuden sallimisen myötä käytännössä kaikki kokouksen osallistujat osallistuisivat etäosallistuen, tulee kokouksella tästä huolimatta olla fyysinen kokouspaikka.

Yhdistyksen hallitus voi vaatia syyskuun loppuun mennessä järjestettävään kokoukseen ennakkoilmoittautumista, minkä perusteella osallistuvilta pystytään pyytämään etäosallistumiseen tarvittavat yhteystiedot.

Ennakkoilmoittautumisen määräaika voi olla aikaisintaan viikko ennen kokousta. Kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Keskustan kokousten osalta tämä tarkoittaa:

  • piirikokousten ennakkoilmoittautuminen viikkoa ennen kokousta ja sääntömääräys (7 vrk) = yhteensä kahden viikon kokouskutsuaika
  • kunnallisjärjestöjen vuosikokouksen ennakkoilmoittautuminen viikkoa ennen kokousta ja sääntömääräys (5 vrk) = 12 vuorokauden kokouskutsuaika
  • kuntayhdistyksen vuosikokouksen ennakkoilmoittautuminen viikkoa ennen kokousta ja sääntömääräys (3 vrk) = 10 vuorokauden kokouskutsuaika
  • paikallisyhdistyksen vuosikokouksen ennakkoilmoittautuminen viikkoa ennen kokousta ja sääntömääräys (3 vrk) = 10 vuorokauden kokouskutsuaika

Kokous on kutsuttava koolle sääntöjen määräämällä tavalla. Etäkokouksista on siksi normaalisti ilmoitettava oman alueen sanomalehdessä (piirikokous) tai muulla sääntöjen määräämällä tavalla (kunnallisjärjestöt, kuntayhdistykset ja paikallisyhdistykset).

Poikkeuslain mukaisessa etäkokouksen kokouskutsussa on oltava riittävät menettelyohjeet etäosallistumisen osalta äänestykset mukaan lukien.

Keskustan yleiset kokoukset ovat avoimia ja esimerkiksi piirikokouksissa puolueen kannattajilla on läsnäolo-oikeus. Etäyhteyksin järjestetty kokous on siksi oltava avoin myös muille kuin varsinaisille kokousedustajille. Tarvittaessa kokous on striimattava.


Etäkokouksista teknisesti

Etäkokouksen voi järjestää esimerkiksi Microsoft Teamsillä. Teamsissä ei kuitenkaan ole äänestysmahdollisuutta. Mikäli kokous järjestetään Teamsillä, äänestäminen suositellaan järjestettäväksi esimerkiksi nimenhuutoäänestyksellä.

Ohessa linkit MSL:n eri ohjeisiin TEAMSistä.

Teamsin käytön opasvideo>>

Video on melko pitkä, 45 min, mutta se on jaettu kolmeen osaan, joten halutessaan voi katsoa vain tietyn osan.
1. Kokouksen osallistujan toiminnot kohtaan 10.16
2. Kokouksen järjestäjän toiminnot kohdassa 10.16 - 28.07
3. Teamsin muita toimintoja: tiimeissä työskentely, tiedostojen luominen ja keskustelut kohdassa 28.07 - 45.02

Teams-kokoukseen liittyminen tietokoneella>>

Teams-kokoukseen liittyminen mobiililaitteella>>


Asiamiehen käyttö

Yhdistyksen hallitus voi poikkeuslain nojalla sallia asiamiehen käytön, vaikka yhdistyksen säännöt eivät sitä sallisi, jos kokous pidetään viimeistään 30.9.2020. Yhdistyksen hallitus voi käytännössä myös asettaa sellaisia asiamiestä koskevia perusteltuja edellytyksiä, jotka ovat yhdenvertaisuusperiaatteen mukaisia.